ORGANI COLLEGIALI

6.1) APPROVAZIONE CONTRATTO QUINQUENNALE 2008-2012 STIPULATO DAL CONSORZIO CARE-CRUI PER L’ACCESSO AI PERIODICI ELSEVIER

..........OMISSIS..........

PREMESSO CHE

a) il 31.12.2007 è scaduta la proroga annuale del contratto triennale consortile CASPUR per l’accesso alla versione elettronica delle riviste scientifiche Elsevier ScienceDirect, cui l’Università degli Studi di Roma “Tor Vergata” aderiva;
b) il Gruppo di coordinamento per l’accesso alle risorse elettroniche (CARE) costituito con convenzione tra CRUI e i Consorzi CASPUR, CILEA e CIPE, nel quale sono rappresentati gli utenti dei suddetti Consorzi e delle Università CRUI non stabilmente collegate ad alcuno dei detti consorzi, ha promosso e condotto una trattativa per stipulare un nuovo contratto con l’Editore Elsevier nell’interesse di tutte le Università italiane e degli Enti di ricerca che intendano aderire;
c) considerata la complessità della trattativa e il valore complessivo del contratto, CARE ha svolto un’indagine di mercato a livello internazionale per individuare i professionisti in grado di svolgere il negoziato; il Consorzio Interuniversitario CILEA ha poi gestito, secondo le indicazioni di CARE, una procedura negoziata per l’assegnazione dell’incarico;
d) nel corso della trattativa si è valutato che questa sarebbe stata più forte se avesse potuto essere condotta unitariamente tramite CRUI in nome e per conto delle Università e degli Enti interessati ad aderire;
e) la CRUI, accettando questo ruolo, ha di conseguenza messo a disposizione la propria struttura operativa, compresa la consulenza legale, e, in data 24 ottobre 2007, ha proposto alle università il blocco del rinnovo degli abbonamenti cartacei ed ha sollecitato la loro adesione alla trattativa;
f) l’Istituzione ha manifestato formalmente interesse per la trattativa con comunicazioni in data 7 maggio 2007 a CARE e a CRUI;
g) il Sistema Bibliotecario è stato informato dello svolgimento della trattativa nelle sue varie fasi, anche mediante accesso all’apposito sito aperto da CARE http://www.crui-care.it/?q=node/71;
h) gli aspetti economici sostanziali della trattativa sono stati definiti in data 22 dicembre 2007; le clausole contrattuali sono state messe a punto attraverso ulteriori incontri tra CARE e l’Editore; il testo definitivo del contratto è il documento Elsevier License Agreement che si allega, composto di 319 pagine numerate progressivamente.
i) si allegano altresì
- la Sintesi delle principali condizioni economiche e normative del contratto CARE- Elsevier ScienceDirect 2008-2012. Versione aggiornata e integrata a cura del Team negoziale in data 31 marzo 2008;
- il documento Risultati della trattativa sulle clausole contrattuali a cura del Team negoziale in data 2 aprile 2008, che illustra i miglioramenti ottenuti rispetto alle proposte iniziali dell’Editore;
- il modello di Procura alla CRUI di cui al successivo punto m);
j) gli uffici della CRUI hanno partecipato alle ultime fasi della trattativa, in particolare per quanto riguarda gli aspetti legali e fornendo indicazioni e consigli sulle clausole contrattuali;
k) il contratto ha durata quinquennale, e prevede (clausola 5.4 della licenza) le modalità con cui ogni anno l’Università e gli Enti possono esercitare, in particolari casi di carenza di risorse e con adeguato preavviso la facoltà di recesso, e modificare sia l’elenco dei titoli sottoscritti sia l’opzione relativa alle collezioni cui accedono: in particolare Freedom Collection (accesso a tutti i titoli compresi nella lista), UTL (accesso a una selezione di 500 titoli), Subject Collections (accesso a una o più liste di titoli selezionate dall’Editore secondo criteri disciplinari), Complete Collection (accesso on line ai soli titoli sottoscritti);
l) in relazione all’opzione scelta dall’Istituzione (Freedom Collection) il costo previsto dal contratto è pari a:
- per l’anno 2008 € 347.891, 43
- per l’anno 2009 € 367.488, 60
- per l’anno 2010 € 388.175,77
- per l’anno 2011 € 410.012,20
- per l’anno 2012 € 430.513,57
oltre IVA ;
m) gli importi di cui sopra saranno fatturati dall’Editore direttamente all’Istituzione: per il 2008, successivamente al perfezionamento della adesione e alla trasmissione della “Procura a firmare” di cui al successivo punto q) e dovranno essere pagati entro 45 giorni dalla data della fattura; per gli anni successivi, normalmente nel mese di gennaio di ciascun anno e dovranno essere pagati entro 120 giorni dalla data della fattura;
n) il costo pro quota di acquisto della collezione cartacea di rispetto, comprendente tutte le riviste comprese nella Freedom Collection, che sarà annualmente consegnata al Consorzio CIPE che provvederà alla conservazione per conto delle istituzioni proprietarie (mentre ai Consorzi CASPUR e CILEA saranno affidate le copie elettroniche dei file) è pari a
- per l’anno 2008 € 2063,50
- per l’anno 2009 € 2104,76
- per l’anno 2010 € 2146,85
- per l’anno 2011 € 2189,78
- per l’anno 2012 € 2233,58
o) il contratto, in conformità al modello applicato dall’editore a livello mondiale, prevede come condizione necessaria per l’adesione l’impegno a mantenere il volume di spesa nella misura del Base Value di Euro 368.467,18 nel 2008, aumentato del 5% per gli anni successivi;
p) al costo del contratto devono essere aggiunti
1. per l’anno 2008 il costo pro-quota della trattativa, pari a € 1519,64 IVA inclusa, da rimborsare al Consorzio Interuniversitario CILEA, che ha gestito la procedura per l’individuazione del team negoziale e ha sottoscritto il relativo contratto, assumendo a proprio carico i relativi impegni;
2. per gli anni successivi dal 2009 al 2012 il costo pro-quota per la manutenzione del contratto, pari in ciascun anno a € 303,92 , IVA inclusa, da rimborsare al Consorzio Interuniversitario CILEA;
q) la CRUI, nella persona del proprio Presidente e legale rappresentante prof. Guido Trombetti, ha sottoscritto in data 7 aprile 2008 il contratto con l’Editore, con la condizione che ad esso accederanno le Università e gli Enti di ricerca che entro la data del 10 maggio 2008 avranno trasmesso a CRUI
1. la procura a firmare;
2. copia della delibera di approvazione da parte dell’organo competente del contratto e dell’impegno per il pagamento a favore di Elsevier entro 45 giorni dalla data della fattura, che sarà emessa dall’Editore a carico dell’Istituzione. Tale fattura coprirà l’importo corrispondente al costo del contratto;
r) l’Istituzione si impegna a comunicare a CRUI e a CARE l’avvenuto pagamento mediante indicazione degli estremi del bonifico;
s) in ciascuno degli anni dal 2008 al 2011, qualora sia in condizione di recedere dal contratto ed intenda farlo, l’Istituzione ne darà comunicazione all’Editore nonché a CRUI e a CARE entro la data del 30 novembre secondo le modalità che saranno comunicate. L’Editore provvederà ad escludere l’Istituzione dall’accesso alle riviste elettroniche della collezione prescelta, rimanendo salvi i diritti di archivio;
t) in ciascuno degli anni dal 2009 al 2012 l’Istituzione provvederà separatamente a rimborsare al Consorzio Interuniversitario CILEA, sulla base di specifiche fatture, la quota relativa alla manutenzione del contratto;
u) il contratto prevede la facoltà di migrare negli anni successivi al 2008 ulteriori riviste da cartaceo a online only, dandone comunicazione a CRUI e all’Editore entro il 30 settembre di ciascun anno; tale comunicazione comporta, in aggiunta agli impegni di cui ai punti precedenti, l’assunzione dell’impegno a pagare la quota corrispondente (con IVA 20%, se dovuta dall’Istituzione), che sarà fatturata dall’Editore secondo le modalità già indicate;
v) la collezione di rispetto, comprensiva di tutte le riviste comprese nella Freedom Collection dell’editore Elsevier, sarà affidata al Consorzio CIPE e depositata presso l’Università di Padova che si impegna a conservarla e a metterla a disposizione delle sedi aderenti in caso di impossibilità di accedere alle riviste sul sito dell’Editore e su quelli di CASPUR e CILEA, provvedendo su richiesta al Document Delivery. Le due collezioni in formato elettronico saranno invece conservate presso il Consorzio CASPUR e il Consorzio CILEA, che si impegnano alla manutenzione dei file e a consentire alle sedi aderenti l’accesso alle riviste, sia in vigenza del contratto sia successivamente, nel rispetto delle clausole della licenza relative ai diritti di accesso;
w) con la firma del contratto allegato alla presente delibera, la CRUI assume impegni in nome, per conto e nell’interesse dell’Istituzione, alla quale di conseguenza vanno attribuiti gli oneri e i vantaggi derivanti dal contratto stesso, senza che alcuna responsabilità possa essere comunque imputata alla CRUI;
x) secondo quanto indicato da CARE e dal Team negoziale la gestione della trattativa a livello unitario ha consentito, pur nelle difficoltà della trattativa stessa, di ottenere alcuni significativi risultati tra i quali si segnalano in particolare:
- l'applicazione della content fee del 6% per tutte le istituzioni e per tutti gli anni del contratto (le condizioni iniziali dell'editore prevedevano percentuali differenziate e più alte a seconda dell'opzione prescelta):
- lo sconto del 15% per il passaggio all’e-only (a fronte del 12,5% previsto nel precedente contratto);
- l’aumento di costo annuale programmato (price cap) del 5% per cinque anni (a fronte dell'aumento annuo standard del 5,80% originariamente richiesto e, secondo quanto affermato da Elsevier, praticato nella generalità dei casi);
- la facoltà di cancellazioni del 3% nel 2008 e del 2% nel 2011. Il Base Price determinato per il 2008 tiene già conto del 3% di cancellazioni di tale anno; per il 2011, l’Istituzione dovrà necessariamente dare entro il 30 settembre 2010 apposita comunicazione all’Editore, nonché a CARE e a CRUI, delle sottoscrizioni che intende cancellare per l’anno successivo, fino a un massimo del 2% del Base Value relativo all’anno 2010;
- una copia cartacea di rispetto a prezzo di costo;
- durata quinquennale con possibilità di recesso in caso di motivate difficoltà che impediscano di far fronte agli obblighi finanziari derivanti dal contratto;
y) l’andamento della trattativa ha confermato e conferma l’opportunità sia di aver definito, tramite CARE e per mezzo della stipula unitaria da parte di CRUI, un contratto unico con Elsevier, in nome, per conto e nell’interesse delle Università e dei principali Enti di ricerca italiani, sia di mantenere, per l’intera durata del contratto, una gestione coordinata e unitaria delle relazioni con l’Editore, fornendo alla CRUI tutte le informazioni che si renderanno necessarie: e ciò anche in considerazione degli impegni di informativa ad Elsevier che il contratto impone a CRUI;
- Con voto unanime espresso nelle forme di legge,

DELIBERA

1. di approvare e ratificare il contratto firmato dalla CRUI in data 7 aprile 2008 in nome, per conto e nell’interesse dell’Università degli Studi di Roma “Tor Vergata”, impegnandosi a rispettare tutti gli obblighi in esso previsti, con le modalità e nei termini ivi indicati e conseguentemente di affidare alla CRUI i relativi poteri di sottoscrizione del presente contratto. Il contratto è stato dall’Università degli Studi di Roma “Tor Vergata” attentamente valutato e resta allegato alla presente delibera.
2. di autorizzare la spesa di seguito indicata:
per l’anno 2008 € 347.891,43
per l’anno 2009 € 367.488,60
per l’anno 2010 € 388.175,77
per l’anno 2011 € 410.012,20
per l’anno 2012 € 430.513,57
oltre IVA, per il corrispettivo dovuto in relazione al contratto con l’Editore per l’anno 2008, e per ciascuno degli anni successivi di vigenza del contratto dal 2009 fino al 2012, fatto salvo il diritto di recesso con preavviso entro il 30 novembre di ciascun anno previsto dalle clausole contrattuali.
La spesa graverà sui fondi Tit. 1 Ctg. 4 Cap.2 e sul capitolo di bilancio “Ai Centri di Spesa per contributi Laboratori e Biblioteche”.
La spesa potrà essere modificata a seguito di eventuali variazioni nelle opzioni di accesso richieste dall’Istituzione;
3. di autorizzare la spesa di € 1519,64 IVA inclusa per il rimborso della quota relativa al costo della trattativa al Consorzio Interuniversitario CILEA; si autorizza altresì a favore di CILEA il rimborso delle quote relative alla manutenzione del contratto, nella misura di € 303,92 IVA inclusa per ciascuno degli anni 2009, 2010, 2011, 2012;
4. di autorizzare il Rettore a firmare con la CRUI un accordo a disciplina dei reciproci rapporti per dare attuazione a quanto in precedenza deliberato.

LETTO, APPROVATO E SOTTOSCRITTO SEDUTA STANTE